Hubo una edición revisada del libro más famoso del mundo sobre eficacia personal "Cómo poner las cosas en orden", publicado por primera vez en 2001 y traducido a 30 idiomas. En esta edición, se elimina toda la información incompleta o desactualizada. Ahora el libro es relevante para un nuevo tiempo y para el mundo móvil moderno. Aquí hay algunos consejos para almacenar documentos de David Allen.
Sistema de almacenamiento
"Recomiendo que configure su propio sistema de almacenamiento, que siempre estará disponible. No debe tomar más de un minuto extraer el material de la Bandeja de entrada o imprimirlo desde el mensaje electrónico, para tomar la decisión de que no requiere que actúe activamente, pero puede ser útil en el futuro y ponerlo en el sistema. organización de datos de referencia. Si la secuencia de estas acciones lleva más de un minuto, usted "acelera" el proceso a su manera: no defina un nuevo documento en el archivador, simplemente colóquelo en una pila de papeles o llévelo a alguna parte.
También debe tratar la provisión de un lugar separado en el archivo de la tarjeta en una hoja de papel separada sobre un tema nuevo, incluso si se trata de una nota escrita a mano, y simplificar documentos más formales y voluminosos. Ya que necesita gastar tanta energía para crear y organizar carpetas, la gente no lo hace, o rellena los armarios y cajas con varios documentos, como un menú de cafetería local con entregas a domicilio o horarios de trenes. Cualquiera que sea la acción que se requiera de usted para llevar el sistema de organización de los materiales de referencia de acuerdo con altos estándares, esto debe hacerse.
Manténgase al alcance de las carpetas de ayuda
El proceso de clasificación debe ser simple y rápido. Si tiene que levantarse cada vez para agregar una hoja de papel única al archivo de la tarjeta, tendrá una tendencia a acumular materiales, no a pedirlos, y lo más probable es que comience a odiar todo el trabajo con la bandeja de entrada (como sabrá , que ciertamente hay datos que requieren clasificación). Muchos de los profesionales a quienes entreno reconstruyeron sus oficinas de modo que los cuatro gabinetes con datos de referencia estaban literalmente a su alcance, y no al otro extremo de la sala.
Use los únicos criterios de clasificación
En lugar de muchos sistemas de información de referencia, guardo un índice de tarjeta, ordenado alfabéticamente. Las personas tienden a usar carpetas como base de una organización personal, y por lo tanto, intentan clasificar los materiales por temas y proyectos. Por lo tanto, aumentan geométricamente el número de lugares donde no hay un documento necesario, si una persona ha olvidado dónde lo colocó. Un sistema de clasificación según un criterio simple presupone clasificar los materiales por tema, proyecto, nombre o nombre de la empresa para que el documento se pueda encontrar solo en uno de tres o cuatro lugares, si olvidó dónde se colocó. Tengo cuatro cajas para carpetas con materiales de referencia de carácter general, y en cada una de ellas hay una inscripción clara "AE", "FL", etc., ahora no necesito pensar dónde definir el documento cuando ya está etiquetado .
Mantenga un gran stock de carpetas
Tengo a mano una gran pila de nuevas carpetas vacías que puedo, sin levantarme del lugar, uso durante el procesamiento de los contenidos de la Bandeja de entrada. No hay nada peor que la situación cuando los materiales que requieren clasificación se acumulan, y no hay ningún lugar para llevar las carpetas necesarias para simplificar el proceso. En cualquier momento, necesito tener un stock disponible: aproximadamente la mitad de una caja de carpetas vacías o sin usar.
No permita que las cajas llenen más de las tres cuartas partes
En caso de desbordamiento, experimentará una falta de voluntad subconsciente de poner documentos allí, y la información de fondo se acumulará gradualmente. La caja puede liberarse completamente durante una conversación telefónica. Si desea deshacerse de la resistencia subliminal al proceso de clasificación, mantenga las cajas lo suficientemente libres para agregar y eliminar carpetas de manera segura desde allí. Puede ser necesario crear otro nivel para almacenar información de referencia, de modo que aparezca un espacio de trabajo suficiente, y las carpetas con datos de referencia genéricos estén disponibles.
Etiquete sus carpetas con una máquina
Las etiquetas impresas cambiarán la naturaleza de las carpetas y su actitud hacia ellas. Las carpetas con etiquetas se ven geniales en la mesa de la sala de conferencias; todos pueden leer las inscripciones en ellos; Puede ver fácilmente la etiqueta desde una distancia larga o encontrarla rápidamente en un maletín; y cuando saca cajones de tarjetas, sus ojos abren una versión impresa de la lista alfabética de materiales. Es agradable abrir una caja para poner o extraer una carpeta. Para un funcionamiento sin problemas del sistema, la máquina siempre debe estar a su alcance.
Compra armarios de calidad
No hay nada peor que intentar abrir un pesado cajón o crujido que escuchas cuando estás luchando con las ruedas de un armario barato. Necesita un gabinete, cuyos cajones se abrirán y cerrarán fácil y suavemente, como las puertas de los automóviles alemanes. Y no estoy bromeando.
Si puedes, no uses carpetas colgantes
A riesgo de ofender seriamente a mucha gente que ya usa carpetas colgantes, le recomiendo que abandone por completo los armarios para colgar los archivos y utilice las carpetas habituales que se encuentran en la caja y que son compatibles con su pared posterior de metal. Las carpetas colgantes son mucho menos efectivas, porque agregar una nueva carpeta requiere mucha energía y le da al proceso de clasificación de información un carácter formal.
Basado en el libro de David Allen "Cómo poner las cosas en orden" (edición de 2015, complementado y revisado).